| Parcours | Contributeur | Module | Crédit | Version |
|---|---|---|---|---|
Entreprendre durablement |
Pierre Bouvier-Muller (V1) |
Conduite de réunion |
CC-BY |
1 |
La conduite de réunion est essentielle pour plusieurs choses.
La personne qui organise la réunion veillera à ce que tous les participants soient reçus de manière conviviale. Cette bonne pratique se tient à partir de l'invitation à la réunion.
On veillera à trouver une date et un horaire qui conviennent à toutes et tous. Pour se faire, i on utilise un outil type framadate/doodle, alors il est d'usage de laisser le sondage ouvert 2 à 3 jours pour éviter que les dates disponibles chez les participants ne se réservent.
On indique également dans l'invitation :
- L'objet, l'intention, l'objectif, l'ordre du jour,
- La lieu et la durée,
- Le document où seront pris les notes s'il y en a un https://framapad.org/fr/,
- Les documents éventuels dont il faut avoir pris connaissance au préalable. Toutes ces informations sont documentées dans le pad de prise de note.
Quand la date est planifiée, s'assurer de réserver une salle suffisamment spacieuse et luminuese pour accueillir tout le monde.
La personne qui invite accuille ses invités et rappel l'ordre du jour. L'ordre du jour c'est : avec quels éléments est-on satisfait de terminer la réunion. C'est la raison d'être de la réunion et on veillera à ce que les discussions tournent autour de ce sujet. Pour se faire, on peut se répartir des rôles :
- Le rôle de facilitateur est la personne qui a le devoir de recadrer les discussions si elles divergent trop. Tous les participants sont bien évidemment légitimes à le faire, mais le facilitateur a le devoir d'y être particulièrement vigilant.
- Le rôle de maitre du temps. C'est un rôle optionnel qui veille à ce que le timing de la réunion soit respecté - s'il y en a un. C'est aussi celui qui prévient l'assemblée 5 minutes avant la fin de la réunion pour en produire un Compte Rendu.
- Le secrétaire. C'est un rôle optionnel car il peut être joué de plusieurs manières en fonction des caractéristiques des participants.
- Premier scénario: un secrétaire se désigne pour prendre des notes lors de la réunion. Sa participation active est donc limitée, il est là pour écouter et rendre compte.
- Deuxième scénario: la prise de note est partagée en live par plusieurs personnes ce qui permet à tout le monde de participer.
- Troisième scénario: la réunion est enregistrée (via zoom par exemple ou un enregistreur) et on fait 10 minutes de pause à chaque heure de réunion pour poser les informations à retenir, les décisions prises et les actions (avec éventuellement un responsable et une date de fin). C'est la solution que je privilégie à l'heure actuelle.
La transparence de ce qui se dit en réunion est primordiale. Le compte rendu - s'il existe - est rédigé en 2 parties :
- Le compte rendu exhaustif des échanges avec ce qui a été dit.
- Un compte rendu synthétique des informations à retenir pour celles et ceux qui ne souhaiteraient pas tout lire. Cette synthèse est composée des éléments suivants :
- Les informations importantes à retenir (en quelques mots)
- Les décisions qui ont été prises par le groupe (le mode de prise de décision et les détails n'y sont pas indiqués)
- Les actions qui ont été décidées (et leur référent)