Forenkle håndtering av formalia i anbudsprosesser

[solhell]

Beskriv innsikten

Alle offentlige anbud stiller krav til en del formalia for at leverandører skal kunne være kvalifisert til å levere tilbud.
Mange små offentlige virksomheter mangler kompetanse på å gjøre en korrekt vurdering av disse formalia, og mange små leverandører bruker relativt sett mye av sin tid på å dokumentere disse formaliaene for hvert eneste tilbud. I tillegg er det slik at mange leverandører leverer tilbud ganske ofte, men må da levere samme dokumentasjon hver eneste gang.

Hva slags innsikt er det

Informativ

Hvilke funn er innsikten bygget på?

Denne innsikten er bygget på egne erfaringer som ansatt i både små og store konsulentselskap.

Anbefalinger / Muligheter

Mitt forslag er å etablere en sentral enhet/etat som tar hånd om all formalia som kreves for å kunne levere tilbud til offentlige virksomheter.

Mye av den nødvendige informasjonen kan innhentes automatisk, mens den resterende informasjonen lastes opp manuelt av leverandøren. Manuelt opplastet informasjon må kvalitetssikres, men gjøres da én gang for en viss periode, i stedet for repeterende ute hos hver eneste offentlig virksomhet som leverandøren har levert tilbud til. Registrert informasjon kan deretter ha en viss varighet, før leverandøren må laste opp oppdatert versjon. Leverandør og anbudsansvarlige kan enkelt sjekke status for leverandørens formalia. Her må det selvsagt på plass en varslingsrutine slik at leverandør blir minnet på å oppdatere med jevne mellomrom.

Hvis dette kommer på plass, vil formalia-delen av tilbudsprosessen bli veldig mye enklere:

• Leverandøren kan fokusere sin tid på å levere selve tilbudet
• Den offentlige virksomheten kan fokusere sin tid på å vurdere selve tilbudet

Dette vil fjerne mye dobbeltarbeid, både hos leverandører og i det offentlige.