Тут зібрані покрокові інструкції для роботи з Google Suite в Пластових осередках.
Основна ідея полягає в тому, що завдяки пов'язаним між собою сервісам можна покращити комунікації на рівні невеликого або середнього осередку. Наприклад, завдяки створенню подій в спільних календарях не може виникнути ситуація що хтось не чув про подію, чи забув про її час проведення. При попередній домовленості та виконання порад з цього документу можна створити умови схожі на умови справжньої сучасної організації. Це може дати окремий досвід адміністрування та цифрового діловодства як частина самовиховного процесу в Пласті.
- Інструкції для адміністраторів:
- Інструкції для користувачів:
- Додати календар до телефону
- Android
- iPhone
- Створити подію
- TBD
- Додати календар до телефону
В першу чергу це можливість надати юнакам додаткові важелі, які вони можуть порухати та навчитись деяким моментам професійного управління організацією. Вони зможуть адмініструвати облікові записи, навчитись користуватись календарем, організовувати зустрічі онлайн, тощо.
Також це спрощує комунікацію. Організаторам різних заходів це дає можливість доносити інформацію вчасно, та миттєво отримувати результат зголошення. Адміністрування приміщень стає простішим та відкритим.
Давайте подивимось на приклади, як можливості календаря та груп можуть розв'язувати існуючи проблеми:
- Часто виникає ситуація, коли потрібно зібрати визначених учасників на тематичну подію. Разом з тим повторюються ті самі проблеми: не всі читають повідомлення, якщо і прочитали то невідомо, чи прийдуть на зустріч, і навіть якщо підтвердили, ніщо не гарантує що не забудуть.
Використання спільного календаря вирішує цю задачу краще ніж різні канали в соцмережах. По перше календар на телефоні миттєво повідомить кожного та попросить визначитись: буду / не буду / ще не визначився. Організатор має змогу побачити всіх хто підтвердив зустріч. До того витримуються вимоги безпеки, оскільки учасники не бачать контакти інших, хто був запрошений на подію. Можна встановити декілька нагадувань, на приклад за день, за годину, за 10 хвилин. Кожному хто підтвердив, ці нагадування не дадуть забути за подію. Для online-подій можна прямо в календарі створити посилання на відеоконференцію.
Для того щоб це запрацювало потрібно створити групи в Gsuit, для прикладу візьмемо станицю Ірпінь: - plast-irpin@ — всі пластуни осередку - pryhylnyk-irpin@ — всі прихильники осередку - kv-irpin@ — всі впорядники та підвиховники осередку - provid-irpin@ — провід осередку - та т.і. Станиця сама контролює, щоб всі хто мають облікові записи за інструкцією додали його(обліковий запис) в телефон до календаря.
У разі потреби створити захід для всіх впорядників в календар додається зустріч та запрошується туди kv-irpin@. На подію Свято весни запрошуються plast-irpin@. Організатор в режимі реального часу володіє інформацією по зголошеним, а учасники підтверджують участь натисканням однієї кнопки.
- Часто виникає неузгодженість, де є спільні приміщення які використовують різні гуртки для сходин. Можливі ситуації коли час проведення сходин накладається, або навпаки, приміщення стоїть вільне під час, коли на нього існує потреба.
Цю проблему знов вирішує календар. В зустрічах беруть участь не тільки люди але можуть букатись приміщення чи прилади.
Наприклад я зарезервував приміщення з 17:00 до 18:30 щоп'ятниці. Адміністратори приміщення бачать це і вразі необхідності провести захід на весь день зв'яжуться зі мною та попросять перенести сходини на інший день чи в інше місце. Вразі появи нового гуртка чи потреби перенести час постійних сходин, виховник бачить всі вільні слоти приміщення, може обрати більш зручний час та зарезервувати його.