Skip to content

HTX-LAN/How-to-run

BranchesTags

Folders and files

NameName
Last commit message
Last commit date

Latest commit

 

History

9 Commits
README.md
README.md
 
 

Repository files navigation

How to run

How to run HTX LAN, or any other school LAN for that matter

This document is in danish.

Indhold

HTX LAN

HTX LAN er et årligt lanparty hold på HTX i Nykøbing F., hvor elever fra Merkursplads 1 (HTX, HHX, EUX, EUD) kan deltage, dimitteret HTX elever fra HTX i Nykøbing F. og elver fra HTX og HHX i Nakskov.
Lanpartiet afholdes normalt i 3. weekend i november, men dato afgøres af HTX Nykøbing F. og kan derfor variere.
Normalt holdes Lanpartiet fra kl. 17 fredag, til kl. 12 lørdag, hvor det sidste nedpakning er færdig mellem 12 og 15.

HTX LAN køres af LAN-udvalget, som er et udvalg på HTX i Nykøbing F.

LAN udvalg

LAN udvalget står for at køre selve HTX LAN, når det kommer til at arrangere, sætte op, tilmelding, betaling og lignende.
LAN udvalget består af en formand (oftest en fra 3. g) og en næstformand (oftest en fra 2. g), samt en række andre elever fra alle årgange.
Oftest vil et udvalg af over 10 være foretrukket. Andre roller i udvalget, kan blive valgt af udvalget selv, såsom sekretær, sponsoransvarlig, og lignende.

Opgaver

LAN udvalgets opgaver dækker blandt andet følgende:

  • Brande eventet
    • Fysisk branding på skolen
  • Planlægge og afvikle turneringer, konkurrencer og ligendene til og under eventet
  • Præmie håndtering
  • Sponsor organisering og afvikling
  • Opsætning og nedtagning af borde og lignende
    • Hjælp til IT-crew af opsætning og nedtagning af IT
    • Rengøring i løbet af eventet
  • Tilmeldings håndtering
    • Opsætning af formular
    • Modtage betaling
    • Registrere ankomst / afgang af deltagere
  • Holde oplysninger omkring eventet up to date på diverse platforme
  • Organisering af mad for deltagere og crew
  • Sørge for en samlet planlægning af eventet
  • Evt. håndtering af (hvis der ønskes)
    • Streaming
    • VR rum
    • Brætspil / DND

LAN udvalget har dog en række opgaver, som oftest er uddelegeret til et IT-crew, bestående af William, Kamilla og Jonas, som medbringer diverse IT udstyr.
Dette er sponsoreret af powerstage, samt noget skolen står for (LAN udvalget skal ikke ligge penge i dette).

Opgaver disse udfører indehodler blandt andet:

  • Strøm
  • Internet
  • Servere hvor dedikeret spil servere kan hostes (evt. også opsætning og administrering af selve serverne til eventet)
  • Holde orden til eventet (vagt)

Tidsplan

Denne sektion vil beskrive i hvilken rækkefølge man kunne gøre ting, og hvornår forskellige deadlines kan falde, for at få et optimalt tidsplanlægning.

Tidsplanen er pænt skewed i forhold til, at der ligger meget arbejde i starten og slutning af processen, mens at der imellem opstart og event, er en form for "død" periode, hvor der ikke sker så meget.

August

Start allerede 1-5 dage efter skolestart

  • Formand og næstformand søger nye udvalgs medlemmer
  • Udvalg mødes for første gang, og introducere hinanden
    • Alle medlemmer introduceres til hvad LAN udvalg er og hvad det er for et event
  • Udvalg mødes anden gang for at diskutere hvilke events som skal være til eventet

September

  • Enkelte udvalgsmedlemmer uddellegeres som ansvarlige for områder (turneringer, mad, sponsorer, osv.)
  • Fastlåsning af turneringer, konkurrencer, pris, m.m.
  • Mad tilbud indhentes
  • Sponsorer jagt påbegyndes
  • Annoncering af event dato
  • Start på plakat og branding
    • Plakater
    • Facebook
    • etc.
  • Opdatere hjemmeside, Facebook, Discord og andre platformer med nye informationer
    • Ret eksisterende data som er der - Gerne gernbrug design og meget af det tekst som er der i forvejen

Slutning af september

  • Der åbnes for tilmelding til HTX LAN via hjemmesiden (når turneringer, mad og priser er på plads)

Oktober

  • Regler for turneringer fastlåses, evt. udkast til turneringsplan
  • Diverse elementer designes og klargøres til event (såsom design til tidsplans, bordplan og lignende)

November

  • Sponsorer fastlåses og annonceres (dette kan også gøres løbende)

  • Præmier fastlåses og annonceres

  • Betaling til eventet åbnes (Oftest betaling kontant i kløften og via mobilepay) (min. 1 uge før)

  • IT-crew klargører servere en weekend ledende op til eventet. Udvalgs medlemmer må gerne deltage for at lære mere om servere og hvordan alt IT og sådan er sat op til eventet

Ugen op til

  • Tidsplan fastsættes - Evt. uploades til hjemmeside og/eller discord
  • Betaling færdiggøres

Event

På dagen op til åbning
Formand og næstformand er tilstede hele dagen

  • Opsætning af borde
  • Hjælp med opsætning af strøm, internet og lignende for IT-crew
  • Klargøring af andet materielt
  • Sidste finpusning af tidsplaner
  • Opsætning til modtagelse af gæster

Event

  • Køring af turnering
    • Planlæg så turneringer køre fra kl. 17:30 til 02:00 (Folk plejer at starte med at gå hjem lidt efter midnat)
  • Generel hjælp til deltagere
  • Rengøring (tømme skraldespande, fjerne affald løbende)
  • Uddeling af præmier
  • Sponsor promovering
  • Evt. (hvis der ønskes)
    • Streaming
    • VR rum
    • Brætspil / DND

På dagen efter lukning

  • Oprydning
  • Rengøring
  • Hjælp til nedpakning af strøm, internet og lignende for IT-crew
  • Kort debriefing (snak om hvad gik godt og skidt - Hovedpunkterne)

Efter event

  • Gennemgang af hvad der gik godt og skidt (i dybden)
  • Nedskrivning af punkter til næste år
  • Overdragelse af udvalg fra formand
  • Arkivering af materiale fra eventet på GitHub
  • Evt. forberedelse til næste års event

Platforme

HTX LAN har en række forskellige platforme som de råder over, disse er:

Adgangskoder og lignende, kan fåes ved at tage fat i den forrige formand eller IT-crew.

De følgende sektioner, er beskrivende afsnit omkring hver enkelt platform.

Hjemmeside

Hjemmesiden er en standard Wordpress hjemmeside, som hosted af IT-crew.
Hjemmesiden er designet til at være en platform for eventet, for informationer omkring eventet kan findes.
Derudover bruges siden som regel også til at have informationer, som deltagere skal bruge i løbet af eventet, såsom servere, regler, tidsplaner og lignende.
Et tema med lidt special lavet css danner grundlaget for designet på siden, men ved at det er en wordpress side, gør det virkelig nemt for udvalget at opdatere hjemmesiden, uden nogen kode erfaring, grundet en udelukkende visuel dashboard.
Det er LAN udvalgets ansvar at holde alle informationer på hjemmesiden opdateret.

Til hjemmesiden, er der designet et speciellavet tilmeldings plugin - wp-htxlan - som er udviklet af tidligere LAN udvalgs medlemmer, og er åben for udvikling, hvis nogle vil prøve kræfter med kodning.
Pluginnet har følgende funktioner:

  • Formular, med avanceret features
  • Formular bygger
  • Tilmelder liste, med mulighed for afcheckning af betaling, ankommet, crew, m.m.
  • Økonomi styring (ikke betaling modul)
  • Turnerings system, som viser teams for hver turnering
  • Andre widgets

Link: https://www.htx-lan.dk/
Admin: https://www.htx-lan.dk/dashboard

Discord

En primær platform for HTX LAN er Discorden, som en lang række nuværende og tidligere elever allerede er en del af.
Discorden fungere som et samlingssted for HTX LAN og dens deltagere, med kanaler dedikeret til crew, IT-crew, turnerings deltagere samt normale deltagere.
Bots er sat op til at automatisk kunne oprette hold til diverse turneringer. Kontakt evt The Mikkel (the_mikkel#4641) for at høre mere om disse bots.

Discorden er en god ressource til at samle alt udvalgs arbejde et sted. Dette gør det også lidt muligt at søge efter gammelt materiale.
På discorden findes også tidligere udvalgs medlemmer og IT-crew, og gør det muligt at spørge til råds omkring forskellige emner.

Discorden har tidligere, og bliver stadig, brandet hårdt og ledt op til at være et "krav" for at kunne deltage i eventet og dets turneringer, grundet nemheden for at kunne kommunikere informationer ud omkring eventet.
Dog er det selvfølgelig ikke et krav, som på nogen måde forhindre i at deltagere uden Discord kan deltage i eventets og dets turneringer

Permanent invite link: https://discord.gg/HcFZthv

Mail

En mail for udvalget er opsat, med en default mail: [email protected]
Der kan oprettes flere ved forespørgsel.

Det anbefales at bruge denne mail, til at kontakte udvalget, og evt. sætte mailen op til at pege på formandens private mail, for at sikre at uvalget modtager beskeder.
Mailen bruges også til diverse platformer.

Mailen kan også tilgåes via web: mail.themikkel.dk

Challonge

Challonge er en turnerings platform, som kan bruges til at styre selve turnerings opsætningen.
Det er især godt at bruge til at styre CS:GO turnerings scoren, og derved også bruge til at afgøre hvem skal spille mod hvem.

Vær opmærksom på, at IT-crew har systemer til at styre selve CS:GO kampene på lokale servere

Link til konto: https://challonge.com/da/users/htx_lan_dk

Challengermode

Challengermode er en all-in-one turnerings platform, hvor turneringer kan administreres og afholdes.
Denne platform er især god til spil såsom League og Legends, Rocket League og mange andre.
Platformen instruere spillere i hvordan de kan joine, og for en lang række spil, har de servere sat op.

Challengermode kan også bruges til CS:GO, men fordi der hostes lokale servere til CS:GO til eventet, anbefales dette ikke

HTX LAN har et space derpå, hvor der har haft været kørt turneringer før. Dette kan findes her: https://www.challengermode.com/s/htxlan
Login til dette websted tildeles til brugere, men spacet er oprettet af en HTX LAN bruger

Twitch

HTX LAN har tre forskellige Twitch kanaler:

Der er tre, fordi det gør det muligt at streame både LOL og to CS:GO kampe på samme tid.

Twitch er en streaming platform, og blev brugt som primære platform for HTX LAN i 2020, grundet Corona.
Der var god feedback fra dette, og HTX LAN har derved også en række følgere derpå.

YouTube

YouTube bruges som katalog og evt. branding materiale til HTX LAN.

På kanalen for HTX LAN findes der timelapses og livestreams fra tidligere afholdelser af HTX LAN

Link: https://www.youtube.com/@htxlan

Facebook

Der er to Facebook platforme:

Facebook siden er en god platform til at levere nyheder omkring eventet. Det er også her Facebook eventet oprettes.

Facebook gruppen bruges til internt LAN udvalgs arbejde.

GitHub

GitHub er en udviklings platform, som bruger git (versions styrings system).
HTX LAN har en række elementer på GitHub under en HTX LAN organisation

På GitHub, er en lang række oplysninger, plugins, server data og lignende gemt, såsom dette dokument.
Der ligger blandt andet også branding materiale.

GitHub bruges ikke aktivt af LAN udvalget, men af IT-crew og som arkiv.

Link: https://github.com/HTX-LAN

Materiale

Materiale, som HTX LAN har, i form af både fysiske og digitale elementer.

Fysisk

HTX LAN har forskellige fysisk materialer, disse er:

  • HTX LAN logo skilt i plast (stort format)
  • HTX LAN banner skilt i metal (stort format)

Digitale kopier kan findes i assets biblioteket

Digitalt

En række forskellige digitale grafiske elementer, er allerede produceret for HTX LAN, af forrige elever på HTX.
Disse er tilgængelig på assets biblioteket: https://github.com/HTX-LAN/assets.

Billeder fra forrige events, kan blive fundet i arkivet fra de pågælgende år, hvis et arkiv har været blevet oprettet.

Feedback fra tidligere events

For en række afholdelser, har der været lavet feedback af eventet, både hvad gik godt og hvad gik skidt.
Denne liste indeholder hovedpunkterne, men det anbefales at tage et kig på nogle af de forrige afholdelsers feedback.

  • Ekstremt vigtigt med god turnerings planlægning
    • Hvis det publiceres en detaljeret plan, skal denne overholdes
  • Ekstremt vigtigt at servere køre smooth
  • Ekstremt vigtigt med sponsorer
    • Der har været sponsorer hvert år, så det er muligt!
    • Spørg om konkrete ting - Ikke spørg om penge
    • Dertil kan sponsorater også blot være rabat
    • Eksempler på sponsorer:
      • Føtex, Elgiganten, WebDanes
      • Lokale virksomheder
      • Virksomheder som har relation til skolen
  • Branding af præmier
    • Giver lidt incitament til at deltager i turneringer
    • Mug, tastatur, musemåtter, game merch og lignende kan sagtens være præmier
    • Præmier til top 3
  • Tilmelding skal åbnes tidligt, så deltagerne kan nå at planlægge
  • Tidlig reklame
    • Reklamge er ekstremt vigtigt, fordi der er nye studerende på skolen hele tiden, som ikke har hørt om HTX LAN før, eller måske har glemt det fra tidligere år.
  • Discord
    • Brug til turnering
    • Brug til at køre informationer ud - Rigtig god kommunikations kanal under LAN
  • Rolle fordeling
    • Det er vigtigt at fordele roller ud, så som turnerings ansvarlig
    • Evt. hav backups eller hjælper til roller
    • Turnerings ansvarlig skal ikke deltage i den turnering, og være tilgængelig til at kunne hjælpe under den given turnering
  • Turnering
    • Spille regler
    • Klare regler for opførsel
    • Klar ansvarlig
    • Test i forvejen, såsom challengermode, for at forstå hvordan det fungere
  • Billet pris skal også vise sig i præmier
    • Højere billet prisere, bedre præmier og lignende
  • Bemandet indgang er nødvendigt
    • Tidliger år, har der været problemer med uvedkommende har haft kommet
    • Armbånd har været brugt før - Ekstremt vigtigt ved større antal deltagere
  • Formand og næstformands tilstedeværelse
    • Vigtigt at de er synlige
    • Skal kunne træde til opgaver med kort varsel
      • Frarådes at deltage i turneringer eller spille spil, som ikke kan stoppes
  • Prisleje for event
    • ca. 60-100 kr.
  • Mad
    • Vigtigt med mulighed for køb af mad, enten på forhånd eller under lan (pizza eller toasts)
    • Pizza har været success, som har været bestilt hos Hot and Tasty på stationen
      • Vigtigt at hver deltager får deres egen pizza. Familie pizza har været prøvet før, men virket ikke godt
  • Længere LAN
    • Længere LAN har længe været oppe og vende, men Bo er meget imod dette
    • Lan udvalget har førhen også været lidt imod ideen
    • Kræver mere dedikeret sovepladser, og flere mad muligheder
  • Pladser
    • Først til mølle princip har været den primære plads håndtering
    • Dedikteret hold pladser, har ikke fungeret så godt
  • Streaming
    • Der har før været kørt stream, som har haft godt tilbage melding. Under Corona i 2020, var HTX LAN flyttet online. Her var Stream den primære platform, sammen med Discord, hvor der var 6 casters som roteret rundt. Der var god feedback, og flere gange været spurgt omkring streaming af turnering, evt. med nogle casters.
  • Roulade spisning - Det er tradition og skal være med
  • Hjemmeside med mange gode informationer er vigtigt - Og der har været god feedback fra dette førhen
  • Opsætning
    • Vigtgt at bruge hele fredagen, evt. også noget af torsdagen til at sætte ting op
      • Torsdag bruges udelukkende af IT

Noter til eventet

Huskeliste til udvalget

  • Skraldespande synligt til stede under eventet
  • Skraldesække til at kunne tømme skraldespande
  • Toiletpapir/køkkenrulle til brug, hvis der løbes tør

Huskeliste til deltagere

  • 1 Stationær PC/Laptop/Konsol
  • 1 Skærm eller flere, så længe du overholder din bordplads
  • Mus, tastatur/controllere og headset
  • Stikdåse til eget brug (Du skal altid have en ekstra til overskud, så din sidemakker også har strøm)
  • Oplader til mobiltelefon, tablet el. lign
  • Sovepose eller dyne og hovedpude (Hvis du får brug for det)
  • Liggeunderlag eller luftmadras til én person (hvis du har brug for det.)
  • Mad og drikke (så længe det ikke er alkohol eller andet lign.)

About

How to run HTX LAN, or any other school LAN

Resources

Readme
Activity
Custom properties

Stars

0 stars

Watchers

2 watching

Forks

0 forks
Report repository

Releases

No releases published

Packages

No packages published