Compliance

Proposta de níveis de maturidade em gestão documental utilizando o Siga-Doc

Os documentos refletem as atividades que um organismo desempenha. A adequada produção, acesso e guarda dos documentos são fatores fundamentais para a capacidade probatória das atividades realizadas. Ao longo dos anos, ainda que de forma empírica, essas ações foram se consolidando nos fazeres diários e práticas foram sendo adotadas e transmitidas visando preservar a autenticidade, a confiabilidade, a precisão e a integridade das informações registradas em papel. Com o advento da produção de documentos em formato digital, surge a necessidade de se fazer novas reflexões, desta vez com foco na captura e na produção de documentos neste novo formato, a fim de assegurar o acesso e a preservação das informações produzidas.

O uso das novas tecnologias sem que ocorra a reflexão acima mencionada faz com que muitas organizações vivam um momento delicado em relação à gestão de seus acervos de documentos digitais. Visando a ajudá-las a identificar suas dificuldades e a caminhar em direção a melhores práticas, propomos um modelo de níveis de maturidade, que descrevemos a seguir.

Nível 0 - A caminho do Caos

Sem que haja um investimento sólido em práticas de gestão documental e sistemas informatizados de documentos digitais, é de se esperar que a organização corra um risco muito grande em relação ao acesso, a autenticidade e a preservação de seus documentos. O Nível 0 de maturidade representa a situação atual de muitas organizações e deve ser combatido sem demora, sob pena de inviabilizar a finalidade dos documentos, que é servir como prova da atividade que ensejou a sua criação.

Um ambiente digital a caminho do caos pode ser identificado a partir dos seguintes parâmetros:

1. Documentos não organizados em séries
2. Documentos sem forma fixa e conteúdo estável. O uso de múltiplos formatos de arquivo ao invés do PDF e a falta de conteúdo estável possibilita sua modificação, comprometendo sua integridade e precisão, não servindo como prova inequívoca de uma atividade
3. Liberdade para o usuário definir se aplica e qual a classificação considera adequada para os documentos que produz, gerando uma base com baixíssima confiabilidade
4. Falta de controle de temporalidade, o que impede a separação de documentos que se encontram em tramitação daqueles que já cumpriram sua finalidade e que estão aguardando ou já deveriam ter sido encaminhados para sua destinação final
5. Documentos espalhados por diferentes sistemas e informações inseridas por todos os usuários cadastrados, comprometendo a confiabilidade das informações
6. Ausência de práticas básicas de gestão documental como a diferenciação entre expediente e processo, operações de juntada, desentranhamento, apensação, trâmite, controle de acesso (sigilo), assinatura e autenticação digital e por senha, etc.
7. Dificuldade na pesquisa e recuperação de documentos do acervo
8. Falta de controle da criticidade das informações produzidas, que resulta na aplicação de normas gerais para todos os documentos produzidos e impedindo a maior proteção daqueles que são mais críticos para a continuidade das atividades da organização em caso de incidentes variados
9. Uso de recursos tecnológicos inadequados, falta de política de backup, etc.

Nível 1 - Inicial - Identificação de Tipologias

Objetivo: garantir que os documentos que serão inseridos no sistema estarão organizados em séries e que não será possível que os usuários gerem documentos fora dos padrões definidos pela equipe de gestão documental.

Requisitos iniciais:

1. Distinção entre documentos produzidos, internos capturados e externos capturados
2. Produção apenas de tipologias previamente cadastradas
3. Tipologias organizadas por competência, função e atividade
4. Documentos produzidos no sistema utilizando basicamente o recurso do editor de textos
5. Descrições baseadas em metadados como tipologia, subscritor, número original e data de documento capturado
6. Inclusão de documentos como despachos, pareceres e informações genéricos, sem tipologias específicas
7. Controle de nível de acesso, tipo de assinatura (certificado digital ou senha), classificação e temporalidade para cada tipologia

Benefícios esperados:

1. Maior celeridade decorrente do uso do documento eletrônico
2. Redução de custos de impressão e correios
3. Padronização da diplomática
4. Integração entre os diversos órgãos
5. Acompanhamento e visualização de documentos em outras unidades e outros órgãos
6. Preservação digital do acervo

Nível 2 - Intermediário - Controle da produção

Objetivo: Restringir o uso e configurar a relação orgânica entre as tipologias.

Requisitos adicionais:

1. Configuração de quais unidades e usuários têm permissão para criar e assinar cada tipologia
2. Configuração da relação entre as tipologias de modo a indicar como expedientes e processos devem ser estruturados

Benefícios esperados:

1. Controle automático da produção e da completude dos documentos

Nível 3 - Pleno - Modelagem de documentos produzidos e capturados

Objetivo: utilizar modelos específicos para produção e captura de documentos, evitando o uso de textos livres.

Requisitos adicionais:

1. Documentos gerados a partir do preenchimento de formulários
2. Descrições automáticas baseadas em metadados e dados específicos dos modelos
3. Inclusão de documentos com tipologias específicas e modelos predefinidos

Benefícios esperados:

1. Simplicidade de uso e rapidez
2. Padronização do conteúdo e descrições
3. Garantia de autenticidade a partir do controle rigoroso da produção

Nível 4 - Avançado - Controle do fluxo de trabalho

Objetivo: utilizar ferramenta de workflow para controlar os fluxos mais relevantes.

Requisitos adicionais:

1. Mapeamento dos principais fluxos de trabalho
2. Implantação dos fluxos no sistema

Benefícios esperados:

1. Maior celeridade
2. Controle minucioso de prazos
3. Acompanhamento do desempenho das unidades envolvidas