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Siga Doc Níveis de Acesso
O Siga-Doc permite o acesso a um documento conforme o estado em que ele se encontra, obedecendo às regras predefinidas para cada nível de acesso.
O nível de acesso de um documento é estabelecido combinando-se o nível de acesso do documento atual e dos seus pais, ou seja, dos documentos aos quais as vias e volumes do documento em questão estão juntados. Assim, juntar um documento limitado entre pessoas a um outro público fará com que o primeiro se torne público. O contrário, porém, não acontece. Um documento limitado entre pessoas que tenha um público juntado a si não se tornará público.
Um outro exemplo de aplicação do nível de acesso aos documentos juntados é o seguinte: caso um documento D1, limitado entre lotações (ver regra na seção abaixo) tenha passado pela lotação L1 e, estando na lotação L2, seja juntado a um documento D2 (passando, portanto, a ser filho de D2), sendo D2 limitado entre lotações e tendo, desde o início, permanecido apenas na lotação L2, o documento D2 não estará visível à lotação L1, pois apenas o documento filho terá passado por L1, e os acessos do documento filho não são aplicados ao pai. Se a juntada ocorresse sob as mesmas condições porém ao contrário, ou seja, D2 sendo juntado a D1 (D2 passando, portanto, a ser filho de D1), D2 ficaria visível a L1 e L2, pois os acessos do pai são aplicados ao filho.
Essas regras não são atualmente configuráveis. No entanto, a definição do nível de acesso default (ou obrigatório) por tipo e modelo de documento, bem como por lotação, pessoa, órgão, etc, pode ser feita usando-se o menu Ferramentas -> Cadastro de Configurações.
Enquanto o documento ainda não tiver sido assinado, os únicos personagens que terão acesso serão os seguintes:
- Subscritor
- Titular
- Cossignatários
- Colaboradores
- Pessoas e lotações com perfil vinculado
- Pessoa cadastrante
- Lotação cadastrante (apenas se não for de nível pessoa-pessoa ou pessoa-subsecretaria)
Se o documento tiver sido cancelado ou tornado sem efeito, ele poderá ser visualizado pelos seguintes personagens:
- Lotação cadastrante (mesmo que seja limitado entre pessoas. Verificar se essa regra necessita revisão)
- Subscritor
- Titular
Após a assinatura, os seguintes personagens do documento terão permissão para acessá-lo, independentemente do nível de acesso:
- Subscritor
- Titular
- Subscritores das movimentações de despacho
- Cossignatários
- Colaboradores
- Pessoas e lotações com perfil vinculado (gestores, interessados, etc). Obs.: independentemente do nível de acesso, uma lotação não passará a ter acesso ao documento só pelo fato de uma pessoa da lotação ser definida no documento com um perfil. Esse acesso será concedido apenas se toda a lotação for definida com esse perfil.
- Pessoa cadastrante
- Pessoa destinatária
- Pessoas que atuarem como atendentes ao longo da tramitação. Obs.: nos níveis de acesso mais restritivos do que o limitado entre lotações, uma lotação não passará a ter acesso ao documento só pelo fato de uma pessoa da lotação ter sido definida como atendente do documento (por exemplo, uma transferência sendo feita diretamente para a pessoa). Esse acesso (conforme a tabela abaixo), será concedido se o atendente for a lotação como um todo (por exemplo, uma transferência sendo feita para toda a lotação). Diferentemente (também conforme a tabela abaixo), no nível limitado entre lotações, toda a lotação terá acesso se um documento for transferido para uma pessoa específica da lotação. No nível limitado ao órgão, todo o órgão terá acesso se uma transferência assim acontecer.
Os demais personagens terão acesso ao documento conforme a seguinte tabela:
| Personagem | Público | Limitado Órgão | Entre Lotações | Entre Pessoas | Pessoa p/ Sub. | Sub p/ Pessoa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lotação cadastrante | V | V | V | - | - | V |
| Lotação destinatária | V | V | V | - *1 | V | V *2 |
| Lotações atendentes *3 | V | V | V | V | V | V |
| Órgão Cadastrante *4 | V | V | - | - | - | - |
| Órgão destinatário | V | - *5 | - | - | - | - |
| Órgãos Atendentes | V | V | - | - | - | - |
| Subsecretaria cadastrante *6 | V | V | - | - | - | V |
| Subsecretaria destinatária | V | - | - | - | V | - |
*1: Se uma lotação (não só uma pessoa) for definida como destinatária de um documento limitado entre pessoas, essa lotação, mesmo assim, não terá acesso ao documento. Caso isso seja necessário, deverá ser feita uma transferência do documento para toda a lotação. Verificar se essa regra precisa de revisão.
*2: Apenas se uma lotação for definida como destinatária em vez de uma pessoa.
*3: Como se pode observar, as lotações atendentes (por exemplo, em transferências feitas para lotações em vez de pessoas específicas) terão sempre acesso ao documento, mesmo estando limitado entre pessoas (ou tornando-se por posterior redefinição de sigilo). Não há uma forma de impedir que essas lotações percam o acesso ao documento.
*4: Entende-se como órgão atendente o órgão a que pertence a pessoa ou lotação referenciada como atendente, cadastrante ou destinatária.
*5: Se o documento for limitado ao órgão, o acesso não será automaticamente estendido ao órgão a que pertence a lotação ou pessoa destinatária. Caso isso seja necessário, deverá ser feita uma transferência do documento a lotação ou pessoa.
*6: Entende-se como subsecretaria a lotação cuja sigla possui três letras e que está no topo da hierarquia em que se encontra a lotação ou pessoa referenciada como atendente, cadastrante ou destinatária.