Documentacao Usuario

One-sentence summary of this page.

Perguntas Frequentes

1. As senhas que estamos usando servem na base de produção? Não, as senhas são apenas para a base de testes. Será importante criar novas senhas para o ambimente de produção.
2. O sistema tem a opção de "ofício Circular", porém, só há espaço paracadastramento de um destinatário. Como se pode enviar o ofício para vários destinatários? Fazemos um único ofício circular, e distribuimos o PDF dele por email para todos os interessados. Existe a ideia de melhorar isso e fazer a distribuição através do sistema, mas é algo que ainda falta implementar.
3. O sistema só da a opção "arquivo corrente". É a única forma de arquivar ou existe algo semelhante ao arquivo central? Hoje em dia, o arquivamento intermediário/permanente é feito através de uma transferência para a Seção de Arquivos. Somente a Seção de Arquivos tem permissão para acionar as movimentações de arquivamento intermediário e permanente.
4. Como acontece com os processos que são expedidos para outros órgãos edepois retornam? Há opção de retornar com o processo e continuar a tramitação dele no SIGA? O processo pode ser transferido para um "Órgão Externo", isso serve para resolver exatamente o caso que vc propôs. Depois da transferência, pode ser realizado um "Recebimento" para que o processo volte a tramitar no sistema.
5. Por que não é possível editar sem refazer o documento finalizado e antes da assinatura? Muitos servidores relatam que os chefes gostam de ver as minutas e muitas vezes querem corrigir antes de assinar. Foi pensado nisso, de possibilitar a análise do documento, ainda temporário? Nesse caso, teria mais uma situação – Como subscritor, para análise. O SIGA permite editar um documento finalizado, desde que ele seja um documento digital. Os documentos em papel não podem ser editados depois de finalizados pois não poderíamos saber se a versão que foi assinada do documento foi impressa antes ou depois de realizada a edição. Por isso, se permitíssemos a edição de documentos físicos já finalizados, nunca saberíamos se a versão que está no sistema é a mesma que foi assinada.
6. Ocorre um inconveniente quando um - digamos - ato é excluído (após ter sido finalizado) por alguma condição extraordinária : o ato imediatamente seguinte terá a numeração pulada devido àquela condição, quebrando uma sequência útil no acompanhamento. Não seria possível, ao se excluir, o ato excluído recebesse no depósito um adendo indicando sua condição e o número pudesse ser mais uma vez utilizado? Infelizmente não podemos fazer isso. Se o documento físico é finalizado, não temos como saber com certeza se ele foi assinado e, consequentemente, passou a produzir efeitos. Se for esse o caso, haveria uma grande confusão caso o sistema emitisse um outro documento totalmente diferente, mas com o mesmo número. No caso dos documentos eletrônicos, é permitida a alteração do conteúdo mesmo depois da finalização, basta que o documento ainda não tenha sido assinado digitalmente.
7. Por que não é possível o subscritor transferir, após a assinatura, no caso do documento criado por outro? O documento só pode ser transferidos por alguém da lotação em que ele se encontra. Se desejarmos que o subscritor faça a transferência depois de assinar, basta transferir o documento para a lotação do subscritor, ou diretamente para ele.
8. Vocês já tiveram a necessidade de assinatura de documentos com data retroativa? Existe essa possibilidade no sistema? Nos documentos físicos, é possível informar a data em que ocorreu a assinatura. Já nos documentos digitais, a assinatura tem que utilizar a data atual, até porque existe a possibilidade da assinatura incluir um carimbo de tempo digital. Em ambos os casos, é possível especificar uma data retroativa para o documento.
9. O SIGA tem alguma integração com o sistema de solicitação de viaturas de vocês? Atualmente utilizamos o sistema de controle de chamados para solicitar viaturas, mas seria possível fazer um formulário no SIGA com essa finalidade.
10. Há possibilidade de alteração do nome que aparece no sistema? (Ex. Maria de Lourdes – aparece Maria) Para mudar isso seria necessária uma alteração no sistema. É possível, mas tem que ser priorizada.
11. É possível iniciar um documento físico e depois assiná-lo digitalmente? Ele passa a ser digital para o sistema? É possível e fazemos isso com muita frequência. Ele não se torna um documento digital, pois continua tramitando como um documento físico. Apenas a assinatura fica registrada de forma digital. Esses documentos são o que chamamos de documentos híbridos.
12. Vocês tem a prática de um servidor não certificado usar o sistema criando documentos digitais para outros subscritores, e depois continuar com a transferência do mesmo? O sistema permite isso, mas no nosso órgão todos os servidores são certificados.
13. É possível assinar os anexos ou conferir a autenticidade assinando digitalmente? Vimos no sistema essa possibilidade, mas não conseguimos usar. Sim, é possível e utilizamos essa funcionalidade corriqueiramente. Se não está funcionando, será necessário fazer um levantamento do motivo.
14. Ao criar uma via, os arquivos anexos são copiados? Não. Para que os arquivos anexos estejem disponíveis nas vias, anexe os arquivos na via geral antes de finalizar o documento.
15. Por que meu processo administrativo não possui a numeração no canto superior direito com o número de páginas? Isso ocorre com os documentos internos importados. Como não há uma maneira do sistema saber quantas páginas existem no documento importado, não há como realizar a contagem de páginas.