Compliance

Proposta de níveis de maturidade em gestão documental utilizando o Siga-Doc:

Os documentos refletem as atividades que uma organização desempenha. Acesso, autenticidade e guarda dos documentos são fatores fundamentais para a capacidade probatória das atividades realizadas.

Muitas organizações vivem um momento delicado em relação à gestão de seus acervos de documentos digitais. Visando a ajudá-las a identificar suas deficiências e caminhar em direção a melhores práticas, propomos um modelo de níveis de maturidade, que descrevemos a seguir.

Nível 0 - Inaceitável

Sem que haja um investimento sólido em práticas de gestão documental e sistemas informatizados de documentos digitais, é de se esperar que a organização corra um risco muito grande em relação ao acesso, a autenticidade e a preservação de seus documentos. O Nível 0 de maturidade representa a situação atual de muitas organizações e deve ser evitado a todo custo.

Consideramos inaceitável um ambiente digital que apresente:

1. Documentos não organizados em séries
2. Documentos sem forma estável (múltiplos formatos de arquivo em vez de padronização com PDF)
3. Liberdade para o usuário definir a classificação dos documentos que produz, gerando uma base com baixíssima confiabilidade
4. Falta de controle de temporalidade e destinação
5. Documentos espalhados por diferentes sistemas
6. Ausência de práticas básicas de gestão documental como a diferenciação entre expediente e processo, operações de juntada, desentranhamento, apensação, trâmite, controle de acesso (sigilo), assinatura e autenticação digital e por senha, etc.
7. Dificuldade na pesquisa e recuperação de documentos do acervo
8. Uso de recursos tecnológicos inadequados, falta de política de backup, etc.

Nível 1 - Inicial - Identificação de Tipologias

Objetivo: garantir que os documentos que serão inseridos no sistema estarão organizados em séries e que não será possível que os usuários gerem documentos fora dos padrões definidos pela equipe de gestão documental.

Requisitos iniciais:

1. Distinção entre documentos produzidos, internos capturados e externos capturados
2. Produção apenas de tipologias previamente cadastradas
3. Documentos produzidos no sistema utilizando basicamente o recurso do editor de textos
4. Descrições baseadas em metadados como tipologia, subscritor, número original e data de documento capturado
5. Inclusão de documentos como despachos, pareceres e informações genéricos, sem tipologias específicas
6. Controle de nível de acesso, tipo de assinatura (certificado digital ou senha), classificação e temporalidade para cada tipologia

Benefícios esperados:

1. Maior celeridade decorrente do uso do documento eletrônico
2. Redução de custos de impressão e correios
3. Padronização da diplomática
4. Integração entre os diversos órgãos
5. Acompanhamento e visualização de documentos em outras unidades e outros órgãos
6. Preservação digital do acervo

Nível 2 - Intermediário - Controle da produção

Objetivo: Restringir o uso e configurar a relação orgânica entre as tipologias.

Requisitos adicionais:

1. Configuração de quais unidades e usuários são tem permissão para criar e assinar cada tipologia
2. Configuração da relação entre as tipologias de modo a indicar como expedientes e processos devem ser estruturados

Benefícios esperados:

1. Controle automático da produção e da completude dos documentos

Nível 3 - Pleno - Modelagem de documentos produzidos e capturados

Objetivo: utilizar modelos específicos para produção e captura de documentos, evitando o uso de textos livres.

Requisitos adicionais:

1. Documentos gerados a partir do preenchimento de formulários
2. Descrições automáticas baseadas em metadados e dados específicos dos modelos
3. Inclusão de documentos com tipologias específicas e modelos predefinidos

Benefícios esperados:

1. Simplicidade de uso e rapidez
2. Padronização do conteúdo e descrições
3. Garantia de autenticidade a partir do controle rigoroso da produção

Nível 4 - Avançado - Controle do fluxo de trabalho

Objetivo: utilizar ferramenta de workflow para controlar os fluxos mais relevantes.

Requisitos adicionais:

1. Mapeamento dos principais fluxos de trabalho
2. Implantação dos fluxos no sistema

Benefícios esperados:

1. Maior celeridade
2. Controle minucioso de prazos
3. Acompanhamento do desempenho das unidades envolvidas